Belajar Microsoft Excel: Cara Cepat Isi Sel Kosong

Mengisi sel kosong , mengapa perlu dilakukan?

Jika kita sudah biasa menggunakan fitur PivotTable , Autofilter , Data Short , Subtotal dan beberapa fungsi/rumus menyerupai SUMIF/SUMIFS , COUNTIF/COUNTIFS , SUMPRODUCT , Rumus Array dan Fungsi Database , niscaya kita akan menyadari betapa pentingnya bagaimana data disusun atau diorganisir dalam suatu tabel. 

Salah satu syarat suatu tabel yang bagus (tabel yang gampang dimasak lebih lanjut) yakni semua baris terisi data secara kontinyu , atau tidak ada sel kosong pada kolom-kolom kunci.

Dalam prakteknya sanggup jadi kita dihadapkan pada data yang tidak kontinyu , yakni baris data diselingi baris cell yang kosong yang diasumsikan data tersebut sama dengan data di atasnya.

Sebelum melanjutkan , boleh donk , dilirik sebentar video ini , maaf videonya masih amatiran…:-)

Jika belum cukup faham dengan video diatas , mari kita teruskan pembahasan nya.

Perhatikan screenshot berikut yang menandakan suatu tabel berisi data nama kabupaten , kecamatan dan desa.

Mengisi Sel Kosong Pada Excel
Dapat kita lihat pada sceenshot di atas , beberapa sel di bawah nama kabupaten dan kecamatan dibiarkan kosong. Sel kosong tersebut tolong-menolong mengindikasikan nama kabupaten dan kecamatan yang serupa dengan di atasnya.
Anggaplah anda ingin menggunakan fungsi COUNTIF , SUMPRODUCT , Rumus Array , atau fungsi yang lain untuk mengkalkulasikan jumlah desa yang ialah bab dari kabupaten Ciamis. 
Berapa nilai yang mau didapat?
Ya , Maka anda cuma akan mendapat nilai 1 alasannya yakni baris yang berisi data lengkap pada semua kolom cuma ada satu baris.
Selain itu , kita juga tidak sanggup menerapkan fitur excel yang lain menyerupai pivottable , autofilter , dan data sort kepada model tabel menyerupai pola di atas.
Tugas kita kini yakni bagaimana mengisi sel kosong tersebut dengan mengambil data dari atasnya , sehingga tabel tersebut sanggup dimasak lebih lanjut dengan lebih mudah.

Baca Juga  Belajar Microsoft Excel: Rumus Excel Tidak Berfungsi ? Inilah Penyebabnya!

Bisa saja kita mengcopy data satu persatu secara manual untuk menyanggupi semua sel. Tetapi jikalau kita memiliki ribuan baris data , tentunya cara tersebut akan sungguh menyedot waktu dan tenaga.

Lalu bagaimana cara mengisi sel kosong dengan cepat? Sepanjang pengalaman saya , setidaknya ada tiga sistem yang sanggup dilakukan. Jika pembaca punya cara lain , silahkan ditambahkan.
  1. Mengisi sel kosong dengan menggunakan rumus IF dan kolom baru.
  2. Mengisi sel kosong dengan pinjaman alat Go To Special
  3. Mengisi sel kosong dengan VBA/Macro
Mari kita gali lebih lanjut satu per satu.

Cara 1: Mengisi sel kosong menggunakan rumus IF 

Untuk mengisi sel kosong menggunakan rumus IF , kita perlu menyisipkan kolom gres yang nantinya akan mengambil alih kolom yang ada sel kosongnya.
  • Dengan menggunakan pola sesuai screen shot diatas , sisipkan 2 kolom (pada kolom A:B).
  • Kemudian pada sel A2 ketikan rumus =IF(C2=”” ,A1 ,C2)
  • Copy rumus tersebut pada kolom A dan B hingga dengan baris selesai data.
Rumus IF Untuk Mengisi Sel Kosong Excel
  • Supaya rumus menjadi value , maka data di kolom A dan B perlu di konversi menjadi value dengan cara copy paste value (Seleksi kolom A dan B , kemudian klik kanan , pilih copy , teruskan klik kanan lagi , paste special , pilih value dan kemudian tekan OK)
  • Langkah terakhir : delete kolom C dan D ,  maka kita akan mendapat suatu tabel data dimana semua baris sel terisi sehingga lebih gampang untuk di olah lebih lanjut.

Catatan: Kita juga sanggup membiarkan rumus IF tanpa merubahnya menjadi value. Hanya saja kita tidak sanggup menggunakan firtur data sort jikalau kolom berisi formula , dan kita tidak sanggup men-delete kolom permulaan nya alasannya yakni jikalau di delete maka rumus IF akan error #REF.  Cara ini sering saya kerjakan jikalau tak ingin mengganti struktur tabel data aslinya , namun data tetap sanggup dimasak lebih lanjut menggunakan pivotTable.

Baca Juga  Belajar Microsoft Excel: Mengekstrak Angka Dari Text Data Entri

Cara 2: Mengisi sel kosong menggunakan rumus dan alat Goto Special.


Cara ke-2 ini mempergunakan rumus sederhana =SelAtas , dengan apalagi dulu memilih sel kosong dengan pinjaman fitur Goto Special.
  • Seleksi range sel yang mau diisi sel kosongnya , kemudian tekan shortcut F5  atau CTR + G untuk menimbulkan jendela Go To.
  • Klik tombol Special…
  • Pilih pilihan Blanks
  • Klik tombol Ok
  • Ketik =
  • Tekan tanda panah atas ↑
  • Tekan CTR + Enter
Berikut screenshot tindakan mengisi sel kosong menggunakan Goto Special.
Goto Special Blanks Untuk Isi Sel Kosong
Rumus Isi Sel Kosong Goto Special
  • Langkah terakhir: Jika dikehendaki , kerjakan konversi rumus menjadi value dengan cara copy paste value menyerupai cara pertama tadi.

Cara3: Mengisi Sel Kosong Menggunakan Makro / VBA

Jika kita sering beberapa kali mesti melaksanakan isi sel kosong , maka alangkah baiknya – dan sungguh diusulkan – untuk menggunakan makro / VBA sehingga sanggup lebih singkat setiap kali kita perlu melaksanakan langkah tersebut.
  • Masuk ke VBA editor dengan menggunakan shortcut ALT + F11 , atau lewat Ribbon Tab Developer dan klik Visual Basic.

Memunculkan Jendela VBA Isi Sel Kosong
  • Di dalam jendela VBA Editor , klik santapan Insert , kemudian klik Module. Langkah ini untuk menghasilkan module tolok ukur gres selaku wilayah untuk menempatkan code VBA.
Insert Module Untuk Kode IsiSelKosong
  • Ketik atau copy code berikut di dalam module , ini ialah pola code VBA sederhana untuk mengisi sel kosong dengan data dari sel dari sebelah atasnya.
Sub isiSelKosong()
Dim sel As Range
For Each sel In Selection
    If sel = “” Then sel = sel.Offset(-1 , 0)
Next
End Sub
Setelah code tersebut di-copy ke dalam module tolok ukur , maka perintah isiSelKosong sudah siap menolong anda setiap kali anda mesti mengisi sel kosong pada data excel.
Untuk melakukan macro tersebut sangatlah mudah:
  • Seleksi range sel yang mau diisi sel kosong , 
  • Masuk ke tab Developer
  • Klik Macro
  • Pilih macro isiSelKosong dan klik Run.
Baca Juga  Belajar Microsoft Excel: Cara Menggunakan Format Painter Secara Berulang
Untuk lebih jelasnya , amati tindakan sesuai arah anak panah dalam screenshot berikut:
Macro Untuk Isi Sel Kosong
Isi Sel Kosong Dengan VBA Excel
Demikian klarifikasi 3 cara cepat untuk mengisi sel kosong dengan mengambil data dari sel tidak kosong di atasnya. Praktis mudahan bermanfaat.
Terimakasih.
Baca juga kiat excel lainnya:


Need Help? Chat with us