Belajar Microsoft Excel: Cara Efektif Memisahkan Konten Sel

Apa gunanya split cell dan bagaimana caranya memisahkan content sel menjadi beberapa bagian?  Prosedur ini sungguh memiliki faedah untuk menolong memudahkan evaluasi data. Ada bebagai alternatif cara untuk melaksanakan split cells. Kita sanggup menggunakan fitur Text to Columns , Flash Fill dan Formula. Lebih lanjut dalam catatan pelajaran excel kali ini akan dibahas aneka macam alternative cara memisahkan konten sel sehingga kita sanggup menegaskan tehnik terbaik dan cocok sesuai keperluan serta pola data yang dihadapi.

  • Split Cell Menggunakan Fitur Text To Columns
  • Memisahkan Konten Sel Menggunakan Fill Flash (Excel 2013 Atau Lebih Baru)
  • Split Data menggunakan Formula

Pada biasanya , pemisahan konten sel excel diperlukan pada dua kasus. 

Yang paling kerap yakni dikala kita meng-import data dari sumber external dimana semua keterangan berada dalam satu kolom. Mau tidak mau data tersebut perlu dipecah atau dipisahkan menjadi beberapa kolom agar sanggup dimasak lebih lanjut.

Atau mungkin kita memiliki suatu tabel , tetapi ada satu kolom dalam tabel tersebut yang berisi campuran beberapa informasi.  Nah , agar tabel lebih gampang dianalisa , (misalnya menggunakan filtering , sorting dan pivot table) maka  kolom yang berisi keterangan campuran ini perlu di pecah menjadi beberapa kolom yang berisi keterangan tunggal.

Cara Memisahkan Konten Sel Menggunakan Text To Columns.


Fitur Text to Columns ini kelihatannya tersedia pada semua model excel , setidaknya pada model excel yang sudah saya cek yakni model excel 2003 , 2007 , 2010 , 2013 dan 2016.
Fitur ini memungkinkan kita untuk memisahkan data text menurut pemisah text (delimiter) yang digunakan seumpama koma , titik koma , spasi atau campuran beberapa karakter yang berperan selaku delimiter.
Mari kita lihat bagaimana fitur ini bekerja.

Memisahkan Cells Content menurut delimiter

Anggaplah kita memliki data yang di-import dari kegiatan external. Data tersebut berisi list nama product , ID product , pelanggan dan sebagainya. Satu baris data tersimpan dalam satu sel. Ada beberapa baris data dengan sruktur yang serupa , seluruhnya terletak dalam kolom yang sama
Contoh Data Import Excel
Perhatikan pola tabel di atas. Semua data terletak pada satu sel dalam kolom A. Tiap item data dipisahkan oleh delimiter berupa tanda koma ( ,). 
Kemudian kita ingin memidahkan data tersebut menjadi beberapa kolom sehingga memudahkan dalam proses olah data selanjutnya.
Untuk memisahkan data menjadi beberapa kolom , maka lakukan langkah berikut.

  • Seleksi kolom A (atau tergantung lokasi kolom data)
  • Kemudian dari tab Data , grup Data Tools , klik Text To Columns
Langkah 1 Text To Columns
  • Langkah selanjutnya: pilih pilihan Delimited , kemudian klik tombol NEXT
  • Centang checkbox Comma , kemudian amati pada kotak Data Preview untuk menegaskan bahwa pemisahan konten sel sudah sesuai dengan yang diharapkan.
  • Jika percaya sudah benar , maka selanjutnya klik tombol Next.

Langkah 2 Text To Columns
Setelah itu maka kita akan dibawa pada kotak pembicaraan selanjutnya yang memiliki faedah untuk pengaturan format dan destinasi sel untuk menyimpan hasil pemisahan konten.
Langkah 3 Excel To Columns
Format Data: 

Secara default , excel membaca semua format sel selaku general. Namun kita sanggup menginformasikan excel jikalau ada beberapa fragmen data yang mesti diperlakukan selaku format lainnya. Misalnya selaku format tanggal. Ini diperlukan jikalau ada bab kontent sel yang berupa tanggal. 
Misalnya pada pola di atas , tanggal terletak pada bab selesai atau kolom paling kanan. Pada Data preview , seleksi kolom tersebut , kemudian pada pilihan date , pilih format tanggal yang sesuai. Dalam pola diatas yakni YMD. 
Destination: 

Secara default , range destinasi akan menimpa kolom original dengan penambahan kolom selanjutnya sesuai jumlah kolom hasil pemisahan. Namun destinasi ini sanggup kita rubah dengan cara klik collapse pembicaraan icon yang terletak disebelah kanan kotak destination. Kemudian dengan menggunakan mouse , pilih cell pada range distinasi. Kita sanggup juga mengetik acuan sel secara eksklusif dalam box.
Catatan:
Jika beberapa kolom tidak kita butuhkan , maka kita sanggup menangkal kolom tertentu agar tidak di-import selaku hasil pemisahan. Caranya seleksi kolom tersebut pada data preview , kemudian tick pilihan Do Not Import Column (skip) pada bab data format. 
Langka terakhir: klik tombol Finish. Sampai pada tahap ini , kita sudah sukses memisahkan konten sel menjadi beberapa bab dalam kolom terpisah , seumpama sanggup dilihat pada screenshot di bawah ini.
Hasil Text To Columns
Untuk memudahkan evaluasi dan olah data lebih lanjut , kita sanggup menyertakan header kolom yang tepat kepada tabel di atas.

Bagaimana memisahkan text menurut lebar (fixed width)

Bagian ini menerangkan bagaimana untuk membagi konten sel menurut jumlah karakter yang ditentukan. Untuk memudahkan pengertian , silahkan amati pola berikut:
Anggaplah kita memiliki data Nomor Induk Karyawan (NIK) dan nama karyawan yang terletak dalam satu kolom. NIK dan nama karyawan dipisahkan oleh spasi.
Data Text To Columns Fixed Width
Kemudian kita diperintahkan untuk memisahkan NIK dan Nama Karyawan pada dua kolom yang terpisah. Karena semua NIK berisikan jumlah angka yang konstan yakni 6 karakter , maka salah satu cara yang efektif untuk melakukan kiprah ini yakni menggunakan Text to Columns Fixed width.
Mulai Convert text to columns sebagaimana diterangkan pada pola pertama. Kemudian pilih Fixed width and click Next.
Langkah 1 Text To Columns Fixed Width
Set lebar masing – masihg kolom dengan menggunakan Data Preview , sebagaimana diperlihakan dalam screenshot di bawah. 
Langkah 2: Text To Columns Fixed Width
Perhatikan garis vertikal pada gambar di atas. Garis tersebut mewakili pemisah kolom. Untuk bikin suatu garis pemisah gres maka anda cukup klik posisi yang diinginkan.
Untuk menetralisir garis pemisah , cukup lakukan double klik garis yang mau dihapus tersebut. Untuk memindahkan garis ke posisi yang lain tinggal geser atau drag menggunakan mouse.
Langkah selanjutnya , pilih data format dan destination untuk memisahkan sel secara sempurna sebagaimana dilaksanakan pada pola sebelumnya , dan klik tombol Finish untuk menyelesaikannya.

Memisahkan konten sel menggunakan Fill Flash

Jika anda menggunakan excel 2013 atau model yang lebih gres , maka anda akan sungguh terbantu dengan adanya fitur Flash Fill. Fitur ini tidak hanya sanggup mengisi sel dengan data , tetapi juga sanggup memecah konten sel menjadi beberapa bagian. Dan hebatnya lagi , kita sanggup menyisipkan text tertentu.
Fitur Flash Fill melakukan pekerjaan dengan cara mengevaluasi pola data yang anda input pada suatu sel , kemudian meneruskan fill sel yang lain mengikuti pola tersebut.
Dengan menggunakan pola sebelumnya berupa data Nomor Induk + Nama Karyawan.
  • Ketik pada salah satu sel disamping kolom data tersebut , misalnya ketik nama depan.
  • Seleksi range yang ingin diisi hingga baris selesai tabel. 
  • Dari tab Data , klik Flash Fill
Baca Juga  Cara mengirim email dengan PHP Mailer

Perhatikan screenshot berikut:
Tombol Fill Flash Excel
Maka baris yang lain akan terisi data mengikuti pola data yang sudah diketik duluan. 
contoh fill flash excel
Cobalah untuk berexperimen mengetikan pola text tertentu. Misalnya menyertakan text pelengkap seumpama Sdr pada salah satu sel dilanjutkan dengan proses Flash Fill. Maka kesannya sungguh mengagumkan: semua sel akan mendapat pelengkap text Sdr. 
Langkah-Langkah Fill Flash
Untuk mengambil bab data yang lain maka sanggup melaksanakan flash fill lagi pada kolom selanjutnya. Misalnya untuk mengambil Nomor Induk Karyawan (NIK)
Ketik Nomor induk karyawan pada satu sel yang tepat atau sebaris dengan data originalnya. Kemudian seleksi range yang mau diisi , dan klik tombol Flash Fill seumpama diilustrasikan dalam gambar berikut:
Cara Fill Flash
Shortcut Flash Fill.
Selain dengan cara klik tombol Flash Fill , untuk menjalan kan fitur ini , kita juga sanggup menggunakan shortcut keyboard CTR + E. Cara ini tentunya sungguh mengurangi waktu anda. 
Alternative kedua yakni dengan menggunakan kursor mouse. Caranya posisikan kursor pada bab pojok bawah sel yang sudah diisi hingga kursor bermetamorfosis tanda plus (+) , kemudkan klik kanan dan drag ke arah bawah. Selanjutnya lepaskan mouse , makan akan timbul contextual menu. Lalu klik Flash Fill pada contextual menu.
Untuk lebih jelasnya amati sreenshot berikut:
Cara Drag Fill Flash Excel
Drag Fill Flash

Flash Fill juga sanggup melakukan pekerjaan secara otomatis. Kita cukup memilih range disamping kolom data original , kemudian ketikan 2 atau 3 sel , maka otomatis excel akan mengobrol list pada sel berikutnya. Jika anda merasa cocok dengan pola data tersebut , eksklusif saja tekan tombol Enter.

Cara Fill Flash Otomatis

Catatan:

Jika fitur Flash Fill otomatis tidak aktif , maka kita sanggup mengatifkannya lewat Tab File > Options , kemudian klik Advanced. Selanjutnya pada bab Opsi Editing , centang checkbox Automatically Flash Fill 

Memisahkan Konten Sel Menggunakan Formula.

Cara ketiga untuk memisahkan konten sel yakni menggunakan rumus atau formula. Tentu saja fungsi yang digunakan dalam formula yakni fungsi-fungsi yang terkait untuk mengolah atau manipulasi text seumpama LEFT , RIGHT , MID , LEN , SEARCH dan FINDPembahasan tentang fungsi – fungsi tersebut sanggup dilihat pada postingan Fungsi Pengolah Text

Formula untuk memisahkan konten sel jikalau jumlah karakter diketahui.

Dengan menggunakan pola data dari pembahasan sebelumnya yakni berupa NIK dan Nama karyawan , maka rumus yang sanggup digunakan untuk memisahkan atau mengambil fragmen data NIK dan nama karyawan yakni selaku berikut:
Data original (gabungan) terletak pada kolom A
Maka rumus untuk mendapat data NIK pada baris pertama adalah:
=LEFT(A1 ,6)
Sedangkan rumus untuk mendapat data nama adalah:
=MID(A1 ,8 ,100)
Atu seumpama sanggup dilihat pada gambar dibawah ini.
Rumus untuk memisahkan konten sel
Contoh di atas ialah yang paling sederhana dari cara menggunakan formula untuk memisahkan konten sel. Hal ini alasannya pola data originalnya sederhana dan relatif terorganisir , dimulai dengan data NIK dengan jumlah karakter yang serupa sehingga sanggup diputuskan jumlahnya secara explicit yakni 6 karakter selaku parameter num_chars dalam fungsi LEFT
Demikian pula fungsi MID sanggup menggunakan angka 8 selaku parameter start_num. Hal ini alasannya posisi abjad pertama dari Nama karyawan seluruhnya sama yakni karakter ke-8 dalam text konten sel original. Sedangkan bilangan 100 selaku parameter num_chars dalam fungsi MID diasumsikan bahwa nama karyawan tidak ada yang lebih dari 100 karakter.

Formula untuk memisahkan konten sel jikalau jumlah karakter tidak diketahui.

Misalnya kita memiliki data permulaan berupa nama Perusahaan dan Kota. Data terletak dalam satu kolom , dipisahkan oleh koma , seumpama gambah di bawah ini.
contoh pemisahan data excel
Selanjutnya kita ingin memisahkan data nama perusahaan dan lokasi kotanya pada dua kolom yang berbeda. 
Karena jumlah karakter penyusun nama perusahaan berbeda-beda , maka kita tidak sanggup menegaskan angka konstan selaku parameter num_chars dalam fungsi LEFT. 
Untungnya jumlah karakter penyusun nama perusahaan sanggup dicari dengan mempergunakan eksistensi tanda koma yang posisinya sempurna satu karakter setelah nama perusahaan. Untuk kiprah ini , kita sanggup memanfaat kan fungsi FIND atau fungsi SEARCH.
Misalnya:

Rumus  =FIND(” ,” ,A1)-1  atau  =SEARCH(” ,” ,A1)-1  akan menciptakan bilangan 8 yang ialah jumlah karakter nama perusahaan yang terletak pada sel A1 yakni “CV Setia”
Rumus  =FIND(” ,” ,B1)-1  atau  =SEARCH(” ,” ,B1)-1  akan menciptakan bilangan 10 yang ialah jumlah karakter nama perusahaan yang terletak pada sel B1 yakni “CV Mandiri”
Perbedaan fungsi FIND dan SEARCH yakni bagaimana kedua fungsi tersebut mendeteksi abjad kapital dan abjad kecil. FIND menganggap berlainan antara abjad kapital dan abjad kecil. Sebaliknya SEARCH menilai abjad kapital dan kecil sama saja. Dikarenakan tidak ada jenis kapital dan kecil untuk tanda koma , maka dalam pola permasalahan ini penggunaan fungsi FIND dan SEARCH sama saja dan sanggup saling menggantikan.
Selanjutnya rumus FIND atau SEARCH ini sanggup dimasukan dalam fungsi LEFT untuk menempati argumen num_chars. Sehingga rumus untuk memisahkan nama perusahaan sanggup dituliskan selaku berikut:
=LEFT(A1 ,FIND(” ,” ,A1)-1)
contoh rumus pemisahan data excel
Pertanyaan berikutnya: rumus macam mana yang sanggup dipake untuk memisahkan nama Kota? Dikarenakan nama Kota terletak di sebelah kanan , dan tidak ada data lain di sebelah kanan nama kota , maka untuk kiprah ini kita sanggup menggunakan fungsi RIGHT
Fungsi RIGHT memiliki faedah untuk mengambil beberapa karakter dari sebelah kanan. Jumlah karakter penyusun nama Kota sanggup dijumlah dari jumlah karakter peyusun sel original dikurangi nomor urut posisi tanda koma , dan dikurangi 1 lagi yakni tanda spasi.
Rumus untuk mendapat jumlah karakter penyusun nama kota sanggup dituliskan selaku berikut
LEN(A1)-FIND(” ,” ,A1)-1
Rumus di atas akan menciptakan bilangan 7 yang ialah jumlah karakter penyusun nama kota Bandung yang terletak pada Sel A1. Adapun cara kerja rumus tersebut sanggup diterangkan selaku berikut.
LEN(A1) digunakan untuk mengkalkulasikan jumlah karakter pada sel A1
FIND(” ,” ,A1) digunakan untuk mencari posisi tanda koma pertama pada sel A1
Angka 1 digunakan selaku pengurang alasannya adanya tanda spasi yang bukan bab dari nama kota.
Sehingga jikalau fragmen-fragmen rumus tersebut diganti menjadi value yang ialah hasil kalkulasinya maka sanggup diuraikan selaku berikut:
= LEN(A1)-FIND(” ,” ,A1)-1
= 17 – 9 – 1
= 7
Selanjutnya , rumus LEN(A1)-FIND(” ,” ,A1)-1  sanggup diposisikan selaku argumen num_chars dalam fungsi RIGHT untuk mendapat nama kota. Sehingga rumusnya sanggup dituliskan seumpama dibawah ini:
=RIGHT(A1 ,LEN(A1)-FIND(” ,” ,A1)-1)
contoh rumus pemisahan konten sel
Dalam menggunakan rumus untuk memisahkan konten sel , kita sanggup menjajal dengan aneka macam kombinasi campuran fungsi. Misalnya sanggup juga menggunakan campuran fungsi MID , LEN dan FIND untuk mendapat nama kota. Disitulah kecerdikan excel kita bermain.
Sampai disini pembahasan cara memisahkan konten sel pada excel. Anda sanggup menegaskan mana yang tepat dan mana yang paling efektif apakah menggunakan fitur Text To Columns , Flash Fill , ataupun dengan Formula / rumus. Tentu saja anda yang lebih tahu mana yang paling efektif sesuai keperluan dan permasalahan data yang dihadapi.
Demikian agar bermanfaat.

Catatan Pelajaran Excel Yang Terkait:

Baca Juga  Belajar Microsoft Excel: Rumus Excel Sumproduct - Satu Fungsi| Multi Guna.


Need Help? Chat with us